Zasady dotyczące złożenia pracy dyplomowej (pracy licencjackiej, pracy magisterskiej, pracy inżynierskiej) mogą nieco różnić się w zależności od uczelni i kierunku studiów, ale zazwyczaj wyglądają podobnie. Oto kilka ogólnych zasad, które należy przestrzegać przy składaniu pracy dyplomowej:
1. Termin składania pracy dyplomowej – Termin składania pracy dyplomowej jest zazwyczaj określony przez uczelnię i podany w harmonogramie zajęć. Należy przestrzegać tego terminu, ponieważ nieterminowe oddanie pracy może skutkować konsekwencjami, takimi jak opłaty za opóźnienie lub opóźnienie uzyskania dyplomu.
2. Format pracy dyplomowej – Format pracy dyplomowej również może różnić się w zależności od uczelni i kierunku studiów. Praca dyplomowa zazwyczaj musi być napisana w określonym formacie, który może obejmować określoną liczbę stron, określony format czcionki i marginesów, określone formatowanie tekstu oraz bibliografię.
3. Poprawność językowa i styl pisania – Praca dyplomowa powinna być napisana w poprawnej polszczyźnie, a styl pisania powinien być akademicki i profesjonalny.
4. Zawartość pracy dyplomowej – Praca dyplomowa powinna zawierać wstęp, cel i zadania pracy, przegląd literatury, metodologię badania lub projektowania, wyniki badań lub projektu oraz wnioski i podsumowanie. Każdy z tych elementów powinien być starannie opracowany i uzasadniony.
5. Oryginalność i plagiat – Praca dyplomowa musi być oryginalna i nie powinna zawierać plagiatu. Każde źródło, które zostało wykorzystane w pracy, powinno być odpowiednio zacytowane i wymienione w bibliografii.
6. Ocena pracy dyplomowej – Praca dyplomowa zostanie oceniona przez promotora lub zespół promotorów, a ostateczna ocena będzie zależała od jakości pracy i zgodności z wymaganiami uczelni.

W przypadku jakichkolwiek wątpliwości lub pytań dotyczących zasad dotyczących złożenia pracy dyplomowej, należy skontaktować się z dziekanatem lub promotorem.

Zwykle studenci muszą dostarczyć trzy identyczne egzemplarze swojej pracy dyplomowej do jednostki dydaktycznej. Jeden z nich należy złożyć w Dziekanacie kierunkowym, gdzie zostanie przechowywany w Archiwum Uczelni w teczce akt osobowych studenta lub studentki. Drugi egzemplarz będzie przeznaczony dla promotora, a trzeci dla recenzenta. Zazwyczaj, egzemplarze dla recenzenta i promotora muszą być dostarczone przez studenta lub studentkę we własnym zakresie. Praca dyplomowa dla promotora i recenzenta musi spełniać wymogi przedstawione na seminarium dyplomowym. Czasem jednak ani kierujący pracą, ani recenzent nie chcą zachować egzemplarza otrzymanej pracy, w takim przypadku praca dyplomowa zostanie zwrócona Absolwentowi zaraz po obronie. Dlatego zalecamy wydrukowanie i oprawienie pracy dyplomowej w czterech egzemplarzach, ponieważ warto zostawić jeden egzemplarz dla samego siebie.

Należy przechowywać egzemplarz archiwalny pracy dyplomowej w teczce akt osobowych studenta, jako dokument ważny dla przyszłych potrzeb, np. w przypadku poszukiwania pracy, kontynuacji nauki lub udowodnienia zdobytej wiedzy i umiejętności. Według prawa o szkolnictwie wyższym i nauce, uczelnie są zobowiązane przechowywać dokumentację związaną z kształceniem, w tym prace dyplomowe, przez 50 lat od ich powstania. Koniecznie trzeba zapewnić właściwe przechowywanie egzemplarza archiwalnego pracy dyplomowej, czyli miejsce bezpieczne i zabezpieczone przed dostępem osób nieupoważnionych. W teczce akt osobowych studenta powinny być także przechowywane inne dokumenty związane z nauką i studiami, takie jak świadectwa ukończenia szkoły średniej, zaświadczenia o zaliczeniu przedmiotów lub inne dokumenty, potwierdzające zdobycie kwalifikacji i umiejętności.

Zgodnie z wieloma uczelnianymi regulaminami egzemplarz pracy dyplomowej przeznaczony do Archiwum Uczelni powinien być uzupełniony o płytę CD z elektroniczną wersją pracy. Wersja elektroniczna pracy jest ważna, ponieważ umożliwia łatwiejszy i szybszy dostęp do treści pracy przez osoby zainteresowane, takie jak np. pracodawcy, potencjalni studenci czy też naukowcy. Przygotowanie wersji elektronicznej pracy dyplomowej jest również pomocne dla samego autora pracy, ponieważ umożliwia ona przechowywanie kopii zapasowej w razie utraty oryginału, a także ułatwia udostępnianie treści pracy innym osobom. Przygotowanie wersji elektronicznej pracy dyplomowej wymaga zazwyczaj umieszczenia pliku w formacie PDF na płycie CD, która powinna być oznaczona w sposób czytelny i zgodny z wymaganiami uczelni.

Warto jest wiedzieć, że na niektórych Uczelniach wymagane jest oświadczenie o zgodności wersji papierowej pracy dyplomowej z jej wersją elektroniczną, o czym niżej.