Proces zatwierdzania tematu pracy dyplomowej może nieco różnić się między uczelniami, ale zazwyczaj wygląda podobnie. Na początku student musi wybrać kierunek, na którym będzie pisał pracę dyplomową oraz znaleźć promotora, który będzie mu pomagał w przygotowaniu pracy. Następnie, w porozumieniu z promotorem, student powinien przedstawić propozycję tematu pracy dyplomowej. W przypadku większości uczelni, temat pracy dyplomowej musi zostać zatwierdzony przez odpowiednie władze uczelni lub przez odpowiedniego koordynatora. W zależności od uczelni, może być wymagane złożenie formularza z propozycją tematu, a także uzasadnienia wyboru danego tematu oraz przewidywanych celów pracy. Po zatwierdzeniu tematu pracy dyplomowej, zwykle należy sporządzić i podpisać umowę o przygotowanie pracy dyplomowej, w której określa się szczegóły dotyczące harmonogramu pracy, zakresu tematycznego, sposobu konsultacji, a także wymagania formalne, jakie musi spełnić praca. Warto pamiętać, że proces zatwierdzania tematu pracy dyplomowej może wymagać od studenta dużo cierpliwości i czasu, a także konsultacji z promotorem oraz pracownikami dziekanatu czy kierownictwem uczelni.

Na początku studenci powinni zapoznać się z promotorami i tematyką prac dyplomowych, które są prowadzone przez Katedry, w określonym miejscu i terminie, wyznaczonym przez Prodziekana ds. Studenckich. Promotorzy, profesorowie, doktorzy habilitowani, doktorzy lub starsi wykładowcy zgłaszają tematy prac dyplomowych w sekretariatach Katedr (kierownikom tych Katedr). Wszyscy wykładowcy i osoby uprawnione do prowadzenia prac dyplomowych mogą zgłosić dowolną liczbę tematów. Zwykle jednemu promotorowi przypada realizacja 10 tematów w danym roku akademickim, chyba że Dziekan Wydziału wyrazi zgodę na realizację większej liczby tematów na prośbę promotora.

Pracownicy sekretariatów Katedr przygotowują wykazy tematów prac dyplomowych wraz z krótkimi opisami ich zakresów oraz nazwiskami prowadzących. Następnie przekazują je do osoby odpowiedzialnej za sprawy programowo-organizacyjne w Dziekanacie. Listy tematów prac dyplomowych to dokumenty sporządzane przez wydziały uczelni zawierające proponowane tematy prac dyplomowych dla studentów, które zazwyczaj są ogłaszane na stronach internetowych uczelni lub w dziekanacie. Po wyborze przez studenta tematu, proces zatwierdzenia tematu przez promotora i ewentualnie przez komisję dyplomową na wydziale się rozpoczyna. Gdy temat zostanie zatwierdzony, student może rozpocząć pracę nad pracą dyplomową. Listy tematów prac dyplomowych są archiwizowane i przechowywane przez uczelnię jako dokumentacja dotycząca kierunków studiów, na których są prowadzone prace dyplomowe. Komisje programowe mają obowiązek zatwierdzenia tematów prac dyplomowych w ciągu 2 tygodni i przekazania listy z odpowiednią adnotacją do Katedr. Listy tematów prac dyplomowych mogą być aktualizowane w zależności od potrzeb i sugestii kadry naukowej na danym wydziale.

Lista tematów prac dyplomowych, wraz z opisem i nazwiskami promotora, jest publikowana przez poszczególne Katedry i umieszczana na tablicach ogłoszeń oraz stronie internetowej uczelni, a co roku jest aktualizowana. Studenci mają możliwość wyboru tematu pracy dyplomowej z innej Katedry niż ta, która prowadzi daną specjalność lub reprezentuje inny kierunek studiów, ale tylko za zgodą kierowników obu Katedr.

Po wybraniu przez studenta konkretnego tematu pracy dyplomowej i ustaleniu z promotorem jej zakresu, należy wpisać się na ogólną listę tematów w Dziekanacie oraz wypełnić i podpisać trzy egzemplarze Karty Dyplomanta. W indeksie student również wpisuje wybrany temat pracy dyplomowej oraz dane promotora, który potwierdza swoją opiekę nad dyplomantem poprzez podpisanie. Tematy prac dyplomowych (takich jak prace licencjackie, magisterskie, inżynierskie) powinny być ogłoszone co najmniej 12 miesięcy przed końcem semestru dyplomowego. W przypadku wyjątkowych sytuacji, takich jak indywidualny program studiów czy awans, promotor może zgłosić temat pracy dyplomowej w innym terminie, ale nie później niż 3 tygodnie przed dniem obrony pracy.

Jeśli temat pracy dyplomowej zostanie zmieniony po jego zatwierdzeniu, to promotor musi wypełnić stosowne oświadczenie i złożyć je w Dziekanacie, zależnie od istotności zmiany. Rada Wydziału ponownie zatwierdza temat tylko w przypadku istotnej zmiany, po zaopiniowaniu przez Radę Programową. Nieistotne zmiany w tematach prac dyplomowych muszą być złożone przez promotora do odpowiedniego Dziekanatu, ale nie podlegają one ponownemu zatwierdzeniu przez Radę Wydziału. Za ocenę charakteru zmiany tematu pracy dyplomowej (istotna lub nieistotna) odpowiada promotor.

Aby móc przystąpić do egzaminu dyplomowego, konieczne jest uzyskanie zatwierdzenia tematu pracy dyplomowej przez Radę Wydziału. Po zatwierdzeniu tematu, Katedry ustalają harmonogram obron i udostępniają go Studentom. W przypadkach losowych, Rada Wydziału może upoważnić Dziekana do zatwierdzenia tematu pracy dyplomowej, aby umożliwić przeprowadzenie egzaminu dyplomowego. W takiej sytuacji promotor musi dostarczyć na piśmie wyjaśnienie sytuacji, które zostanie dołączone do akt osobowych Studenta. Jeśli temat pracy dyplomowej nie zostanie zatwierdzony, zespół ds. jakości kształcenia musi przedstawić promotorowi prowadzącemu pracę dyplomową uzasadnienie decyzji oraz konkretną propozycję modyfikacji tematu.